海运出口标准操作流程 (SOP)
📋 概述
本文档定义了货代公司海运出口业务的标准操作流程，涵盖从接单审核到订单关闭的全生命周期。所有操作人员必须严格按照本流程执行，特殊操作需经主管审批后方可偏离。
一、流程总览
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 海运出口全流程图 (Export SOP) │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
接单 ──▶ 订舱 ──▶ 放舱 ──▶ 拖车/送货 ──▶ 报关 ──▶ 装船 ──▶ 出单 ──▶ 结算 ──▶ 归档
│ │ │ │ │ │ │ │ │
审核 申请 确认 派车 申报 确认 核对 对账 关闭
信息 舱位 SO 入仓 放行 ON BOARD 出单 收款 存档二、分阶段操作详解
阶段1：接单审核 (T-7 ~ T-5 天)
1.1 接收订单
订单来源：销售/客服通过系统、邮件或工作群下达。
1.2 审核清单
| 审核项 | 必需程度 | 审核内容 | 不完整时处理 |
|---|---|---|---|
| 发货人信息 | 必需 | 公司全称（中英文）、地址、联系方式 | 退回要求补充 |
| 收货人信息 | 必需 | 公司全称（中英文）、地址、联系方式 | 退回要求补充 |
| 通知人信息 | 条件必需 | 与收货人不一致时需提供 | 与客户确认 |
| 起运港 | 必需 | 港口名称 + 码头（如明确） | 退回要求补充 |
| 目的港 | 必需 | 港口名称（完整拼写） | 退回要求补充 |
| 货物品名 | 必需 | 中英文品名 | 退回要求补充 |
| HS编码 | 必需 | 前6位必须有，建议提供10位 | 如未提供则要求确认或自行查询 |
| 件数/包装 | 必需 | 总件数和包装方式 | 退回要求补充 |
| 毛重(KGS) | 必需 | 总毛重 | 退回要求补充 |
| 体积(CBM) | 必需 | 总体积 | 回落要求补充 |
| 集装箱类型/数量 | 必需 | 20GP/40GP/40HQ等 | 根据件毛体推荐后确认 |
| 贸易术语 | 必需 | Incoterms + 地点 | 退回要求补充 |
| 预计出运时间 | 必需 | 具体日期或时间范围 | 退回要求补充 |
| 运输条款 | 必需 | CY-CY/CY-DOOR/DOOR-DOOR等 | 确认后标注 |
| 运费条款 | 必需 | 预付FREIGHT PREPAID / 到付FREIGHT COLLECT | 确认后标注 |
| 报关方式 | 必需 | 我司代理报关 / 客户自理报关 | 确认后标注 |
| 特殊要求 | 条件必需 | 危险品/冷链/超限/熏蒸/监装等 | 评估可行性后确认 |
1.3 品名审查（风险筛查）
品名审查三步法：
Step 1: 是否为敏感品名？
├── 危险品（需UN编号、MSDS、危包证）
├── 品牌货（需品牌授权书）
├── 商检品（需出境货物通关单）
├── 许可证管理商品（需出口许可证）
├── 知识产权海关备案商品
└── 禁止/限制出口商品
Step 2: 是否为海关重点查验品名？
├── 纺织品类
├── 鞋类
├── 电子产品类
├── 机械类
├── 化工品类
└── 食品/农产品类
Step 3: 目的国是否有特殊限制？
├── 反倾销商品（需额外关税）
├── 配额限制商品
├── 特殊认证要求（CE/FDA/ROHS等）
└── 包装限制（如木质包装需熏蒸）1.4 客户信用与付款条件检查
| 客户类型 | 付款条件 | 审批要求 |
|---|---|---|
| 新客户 | 预付 | 销售+财务审批 |
| 老客户（<3个月） | 预付/见提单付款 | 销售审批 |
| 老客户（3-12个月） | 月结30天 | 操作备案 |
| 老客户（>12个月） | 月结60-90天 | 财务定期评估 |
| 信用异常客户 | 预付 | 财务+管理层审批 |
阶段2：订舱 (T-5 ~ T-4 天)
2.1 船期查询与选择
查询渠道：
- 船公司官网/订舱平台
- 第三方船期查询网站（维运网等）
- 公司内部运价系统
- 航线部/市场部同事
船期选择考虑因素（按优先级）：
| 优先级 | 因素 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 | 截关时间 | 必须在客户要求的出运时间之前且可操作 |
| 2 | 航程时间 | 满足客户交货期要求 |
| 3 | 价格 | 在预算范围内，性价比最优 |
| 4 | 船公司准班率 | 历史准班记录良好的船公司优先 |
| 5 | 中转港 | 避开拥堵/高风险中转港 |
| 6 | 客户偏好 | 客户指定的船公司或避开指定的船公司 |
2.2 订舱操作
订舱信息准备（订舱单 Booking Note）：
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 订舱单 (BOOKING NOTE) │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ TO: [船公司名称] 日期: YYYY-MM-DD │
│ │
│ 发货人 SHIPPER: __________________________ │
│ 收货人 CONSIGNEE: ________________________ │
│ 通知人 NOTIFY PARTY: _____________________ │
│ │
│ 起运港 POL: _______________ 目的港 POD: _______________ │
│ 中转港 TRANSHIPMENT: _______________ │
│ │
│ 品名 COMMODITY: ________________________ │
│ 唛头 MARKS: ____________________________ │
│ │
│ 箱型/数量: □ 20GP ×___ □ 40GP ×___ □ 40HQ ×___ □ 45HQ ×___ │
│ │
│ 件数/包装: ____________ 毛重: ________KGS 体积: ________CBM │
│ │
│ 贸易术语: _______________ 运费条款: □ 预付 □ 到付 │
│ │
│ 预计船期: _______________ 特殊要求: __________________ │
│ │
│ 订舱人: _______________ 联系电话: _______________ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘订舱提交渠道：
| 方式 | 适用船公司 | 操作说明 |
|---|---|---|
| 船公司官网 | MSK/CMA/COSCO/ONE等 | 直接登录订舱平台填写提交 |
| EDI系统对接 | 与公司系统对接的船公司 | 在内部系统提交后自动发送 |
| 邮件订舱 | 部分船公司/航线 | 发送订舱邮件给船公司销售/客服 |
| 订舱代理 | 非直接签约的船公司 | 通过一代/订舱口提交 |
订舱确认追踪：
| 时间节点 | 操作 | 如果超时未确认 |
|---|---|---|
| 提交后30分钟 | 检查是否收到系统回执 | 联系船公司确认是否收到 |
| 提交后2小时 | 跟踪舱位确认状态 | 电话联系船公司跟催 |
| 提交后4小时 | 必须获取确认或方案 | 升级主管、考虑换船公司 |
2.3 订舱确认核对
获得船公司订舱确认后，核对以下信息：
订舱确认单 (BOOKING CONFIRMATION) 核对清单：
□ 订舱号 (Booking No.) 正确
□ 船名航次 (Vessel/Voyage) 正确
□ 起运港/目的港 正确
□ 箱型/箱量 正确
□ 截关时间 (SI Cut-off) 明确
□ 截单时间 (Doc Cut-off) 明确
□ 截港时间 (CY Cut-off) 明确
□ 开航日期 (ETD) 明确
□ 预计到港日期 (ETA) 明确
□ 运价（海运费+附加费）与报价一致
□ 特殊条款（免费期/免柜租等）标注清晰
□ 提柜地点/堆场信息 明确
□ 还柜地点 明确阶段3：放舱与通知 (T-4 ~ T-3 天)
3.1 发放 Shipping Order (SO)
订舱确认后，向客户/工厂发放SO，包含以下信息：
| SO包含信息 | 说明 |
|---|---|
| 订舱号 (Booking No.) | 提柜/还柜时的关键凭证 |
| 船名航次 | 确认船期 |
| 提柜地点 | 空箱提取的堆场地址 |
| 还柜地点 | 装货后重箱交付的码头/堆场 |
| 截关时间 | 必须在此之前完成报关放行 |
| 截单时间 | 必须在此之前提交提单补料 |
| 截港时间 | 重箱必须在此之前进场 |
| 开航日期 (ETD) | 预计开航日 |
| 预计到港 (ETA) | 预计到达目的港日 |
| 箱型/箱量 | 确认的集装箱类型和数量 |
| 船公司放柜号 | 部分船公司需凭此号提柜 |
3.2 发送操作通知
同时向内部和外部发送操作通知：
内部通知对象：
- 调度（安排拖车）
- 报关部（准备报关）
- 单证部（准备提单制作）
外部通知对象：
- 客户/工厂（准备货物、安排装箱）
- 拖车行（安排提柜和运输）
阶段4：拖车与装箱 (T-3 ~ T-1 天)
4.1 拖车安排
拖车安排流程：
操作发出派车指令
│
▼
调度接收 → 匹配车队/车辆 → 下达派车单
│
▼
司机提柜
├── 凭SO/订舱号到指定堆场提取空箱
├── 检查柜况（外观、内部、门封）
├── 拍照留证（如有破损）
└── 确认箱号和封条号
│
▼
到厂装货
├── 按装箱计划装柜
├── 记录实际装箱明细（件数、重量）
├── 拍照（装箱过程/满柜/关门/封条）
└── 获取装箱单信息
│
▼
还柜进场
├── 将重箱运至指定码头/堆场
├── 获取进场凭证（闸口小票/系统确认）
└── 通知操作已完成还柜4.2 装箱方案
不同箱型的装箱要点：
| 箱型 | 内径尺寸(约) | 最大载重 | 可装CBM(约) | 装箱要点 |
|---|---|---|---|---|
| 20GP | 5.9×2.35×2.39m | ~28T | 28-30CBM | 重货首选，注意重量分布均匀 |
| 40GP | 12.03×2.35×2.39m | ~26T | 58-60CBM | 泡货首选，注意加固防位移 |
| 40HQ | 12.03×2.35×2.69m | ~26T | 65-68CBM | 超高货首选，注意顶部分布 |
| 45HQ | 13.5×2.35×2.69m | ~26T | 75-78CBM | 大体积货，市场较少 |
装箱注意事项：
| 要点 | 说明 |
|---|---|
| 重量分布 | 前后左右重量均匀，重心居中 |
| 加固绑扎 | 用绑带/气囊/木方固定，防止运输中移位 |
| 门端加固 | 柜门处加强加固，防止开门时货物倾倒 |
| 轻重搭配 | 重货在下、轻货在上 |
| 危险品隔离 | 不同危险品之间按规定距离隔离 |
| 唛头可视 | 标记朝外便于查验和清关 |
| 装柜记录 | 拍照、记录每箱实际装货明细 |
4.3 内装（送货到仓装箱）
如果客户选择送货到仓库由货代安排装箱：
内装流程：
客户送货到仓 → 仓库验收（数量/外观/唛头）
│
▼
仓库安排装箱计划
├── 确认箱型、柜量
├── 安排装箱时间和人员
├── 准备加固材料
└── 协调拖车提柜到仓
│
▼
装箱作业
├── 按装箱单逐一装入集装箱
├── 记录实际装箱明细
├── 加固绑扎
├── 封柜、记录封条号
└── 拍照留档
│
▼
还柜进场阶段5：报关 (T-2 ~ T-1 天)
5.1 报关资料准备
必备报关资料清单：
| 资料 | 提供方 | 说明 |
|---|---|---|
| 装箱单 (Packing List) | 客户/工厂 | 含实际装箱明细 |
| 商业发票 (Commercial Invoice) | 客户/工厂 | 含成交方式和金额 |
| 合同 (Sales Contract) | 客户/工厂 | 贸易合同 |
| 报关委托书 | 客户或我司 | 电子委托或纸质委托 |
| 申报要素 | 客户或我司整理 | 品牌/型号/材质/用途等 |
| SO/订舱信息 | 操作提供 | 船名航次、提单号等 |
| 通关单 (如需) | 客户 | 商检通关单/许可证等 |
5.2 报关申报流程
报关资料齐全
│
▼
报关行录入
├── 在单一窗口录入报关单
├── 上传随附单证（发票/箱单/合同等）
├── 核对申报信息
└── 提交申报
│
▼
海关审单
├── 系统自动审单（秒级）
├── 人工审单（需时较长）
└── 审单结果：
├── 直接放行 ✅
├── 查验 🔍
└── 退单 ❌（修改后重新申报）
│
▼
查验（如触发）
├── 机检：集装箱过X光机（约0.5-1天）
├── 人工查验：开箱查验（约1-2天）
└── 准备查验资料，报关行现场配合
│
▼
放行
├── 获取海关放行信息
├── 确认放行状态
└── 通知码头/船公司5.3 报关常见问题
| 问题 | 原因 | 处理方式 |
|---|---|---|
| 退单 | 申报信息错误/不完整 | 修改后重新申报 |
| 查验 | 随机/品名敏感/归类可疑 | 配合查验、准备资料 |
| 估价 | 海关认为申报价格偏低 | 提供价格说明或接受海关估价 |
| 归类争议 | HS编码选择不准确 | 与客户确认、必要时请专业归类 |
| 知识产权 | 品牌货未授权 | 提供品牌授权书 |
| 许可证问题 | 缺少出口许可证 | 补办或改为不涉证商品出口 |
5.4 VGM申报
必须注意：根据SOLAS公约，集装箱在装船前必须申报VGM（核实总重）。
| VGM申报方式 | 说明 |
|---|---|
| 整体称重法 | 装箱后整体过磅 |
| 累加计算法 | 货物重量 + 包装重量 + 集装箱皮重 |
VGM申报时限： 截关前完成，建议在还柜后立即申报。
VGM误差容忍度： 各船公司不同，一般为±5%或±1吨以内。
阶段6：装船 (T日)
6.1 装船前确认
| 确认项 | 确认方式 | 说明 |
|---|---|---|
| 集装箱已进场 | 港口EDI/船公司网站 | 确认重柜已进入码头 |
| 海关已放行 | 单一窗口/报关行 | 报关放行状态 |
| VGM已申报 | 船公司系统 | VGM申报成功 |
| 截关时间内 | 时间节点确认 | 全部操作在截关前完成 |
6.2 装船确认
装船日 (ETD)
│
▼
跟踪装船状态
├── 登录船公司网站/港口EDI查询
├── 状态：Loaded on board / Shipped
├── 记录 Actual ON BOARD Date
└── 截图保存装船确认
│
▼
如未装船（甩柜）
├── 立即确认原因
├── 联系船公司确认下一水安排
├── 通知客户，说明情况和预计新船期
└── 如需紧急出货，启动换船方案6.3 装船后通知
装船确认后，发送装船通知给客户：
装船通知 (SHIPPING ADVICE) 内容：
□ 船名航次 (Vessel/Voyage)
□ 提单号 (B/L No.)
□ 集装箱号 (Container No.)
□ 封条号 (Seal No.)
□ 开航日期 (ETD - Actual)
□ 预计到港日期 (ETA)
□ 起运港/目的港
□ 件数/毛重/体积
□ 品名描述
□ 运费条款
□ 提单类型（正本/电放/Sea Waybill）阶段7：出单 (T+1 ~ T+3 天)
7.1 提单制作
参见 货代单证岗位概述 中的提单制作章节。
提单制作关键时间节点：
| 节点 | 操作 | 时限 |
|---|---|---|
| 补料收集 | 从客户获取收发通和货描信息 | 截单前24小时 |
| 提单草稿制作 | 操作/单证制作草稿 | 截单前 |
| 发送客户确认 | 将草稿发客户核对 | 截单前12小时 |
| 客户返回确认 | 客户确认或修改 | 截单前4小时 |
| 提交船公司 | 最终提单确认提交 | 截单时间前 |
7.2 出单方式选择
| 出单方式 | 适用场景 | 操作要点 |
|---|---|---|
| 正本提单 | L/C结算、中东/南美等要求正本 | 核对份数、安排快递 |
| 电放 Telex Release | 短航程、信任客户 | 获取电放保函、确认费用结清 |
| Sea Waybill | 跨国公司内部、不需要转让 | 确认收货人身份 |
7.3 寄单管理
提单寄送流程：
确认正本提单已出
│
▼
核对正本提单份数和信息
│
▼
确认客户付款状态
├── 预付客户：
│ ├── 款已结清 → 直接寄送
│ └── 款未结清 → 通知客户付款后再寄
└── 月结客户：
└── 按协议安排寄送
│
▼
安排快递
├── 选择国际快递 (DHL/FedEx/UPS/TNT)
├── 输入正确的收件信息
├── 跟踪快递单号
└── 确认客户签收阶段8：费用结算 (T+3 ~ T+30 天)
8.1 费用确认单制作
费用构成清单：
| 费用类别 | 费用项目 | 收费对象 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 海运费 | Ocean Freight | 客户(预付)/收货人(到付) | 按报价费率 |
| 附加费 | BAF(燃油附加费) | 客户 | 船公司标准 |
| 附加费 | CAF(币值附加费) | 客户 | 船公司标准 |
| 本地费 | THC(码头操作费) | 客户 | 按港口标准 |
| 本地费 | 订舱费 | 客户 | 按公司标准 |
| 本地费 | 文件费 | 客户 | 固定金额 |
| 本地费 | 电放费(如电放) | 客户 | 按船公司标准 |
| 本地费 | 封条费 | 客户 | 每个封条 |
| 拖车费 | 拖车运费 | 客户 | 按调度确认 |
| 报关费 | 报关服务费 | 客户 | 按报关行报价 |
| 查验费 | 海关查验费(如发生) | 客户 | 实报实销 |
| 仓储费 | 内装/仓储费(如发生) | 客户 | 按实际发生 |
| 保险费 | 货物运输保险费(如代投) | 客户 | 按费率计算 |
| 其他 | 熏蒸/商检/认证等(如发生) | 客户 | 实报实销 |
8.2 成本核算与利润
订单利润核算：
收入 = Σ (客户收费各项)
直接成本 = 海运费成本 + 附加费成本 + 拖车费成本 + 报关费成本 + 其他实付费用
毛利润 = 收入 - 直接成本
毛利率 = 毛利润 / 收入 × 100%
参考毛利率标准：
├── 海运整箱：10-20%
├── 海运拼箱：20-35%
├── 特种柜：15-30%
└── 指定货：5-10%8.3 对账与收款
| 对账时间 | 内容 | 要求 |
|---|---|---|
| 开航后3天内 | 发送费用确认单给客户 | 费用明细清晰、有据可查 |
| 客户确认后 | 开具发票 | 发票信息与确认单一致 |
| 按付款条件 | 跟踪收款 | 预付→截单前/月结→到期日前提醒 |
| 每月25日 | 月结客户发送对账单 | 含当月所有费用明细和余额 |
| 逾期处理 | 催收 | 7天→15天→30天分级催收 |
阶段9：归档关闭 (T+30 ~ T+60 天)
9.1 订单归档清单
| 归档文件 | 保存期限 | 保存方式 |
|---|---|---|
| 订舱单/Booking Confirmation | 3年 | 电子归档 |
| 提单副本 | 5年 | 电子+纸质 |
| 商业发票 | 5年 | 电子归档 |
| 装箱单 | 5年 | 电子归档 |
| 报关单 | 5年 | 电子归档 |
| SO/放舱单 | 3年 | 电子归档 |
| 装船通知 | 3年 | 电子归档 |
| 费用确认单 | 5年 | 电子+纸质 |
| 客户对账单 | 5年 | 电子归档 |
| 往来邮件 | 3年 | 邮件系统保存 |
| 异常处理记录 | 5年 | 电子归档 |
9.2 订单关闭条件
- [ ] 货物已装船离港
- [ ] 提单已出具并交付客户
- [ ] 费用已与客户确认
- [ ] 收款已完成（预付客户）/ 发票已寄出（月结客户）
- [ ] 所有文件已归档
- [ ] 异常已处理完毕
- [ ] 客户无未解决投诉
三、各岗位职责分工
| 流程阶段 | 负责岗位 | 协同岗位 |
|---|---|---|
| 接单审核 | 操作 | 销售/客服 |
| 订舱 | 操作 | 航线部 |
| 放舱通知 | 操作 | 客户/工厂 |
| 拖车安排 | 调度 | 操作 |
| 仓库装箱 | 调度(仓库) | 操作 |
| 报关 | 报关行/操作 | 客户 |
| 装船跟踪 | 操作 | - |
| 提单制作 | 单证 | 操作 |
| 费用结算 | 财务 | 操作 |
| 归档 | 操作 | 单证/财务 |
四、关键检查点与风险控制
4.1 关键检查点 (Check Points)
□ 接单时：所有必需信息完整性检查
□ 订舱前：品名风险筛查、船期与交期匹配
□ 放舱时：SO信息与订单一致性核对
□ 截关前24小时：报关进度、拖车进度、VGM申报确认
□ 截关前4小时：所有操作必须完成
□ 装船后：装船确认、通知发送
□ 出单前：提单信息客户确认
□ 出单后：寄单/电放确认、费用确认
□ 关账前：费用结清、文件归档4.2 风险控制矩阵
| 风险点 | 风险等级 | 控制措施 |
|---|---|---|
| 品名敏感导致扣货 | 高 | 接单时进行品名审查 |
| 甩柜 | 高 | 避开超售船公司、旺季提前订舱 |
| 截关超时 | 高 | 截关前24小时预警、双重时间确认 |
| 海关查验 | 中 | 资料准确齐全、归类正确 |
| 提单信息错误 | 中 | 客户确认留底、单证二次审核 |
| 拖车延误 | 中 | 多车队备选、提前预留缓冲 |
| 费用计收漏项 | 中 | 费用确认单与报价单逐项比对 |
| 客户不付款 | 高 | 信用审批、预付款制度、分级催收 |
五、特殊场景处理
5.1 拼箱 (LCL) 操作差异
与整箱 (FCL) 的主要差异：
| 差异点 | FCL | LCL |
|---|---|---|
| 运输方式 | 整个集装箱给一个客户 | 多个客户共享一个集装箱 |
| 货物交付 | 客户自装箱或委托装箱 | 货物必须送到指定仓库集拼 |
| 计费方式 | 按箱计费 | 按CBM/吨计费（取大值） |
| 目的港 | 整柜提货 | 需到指定仓库拆箱分货 |
| 时效 | 直达目的港 | 需集拼和拆箱，时效长3-5天 |
| 适用场景 | 货量足够装一个柜 | 货量不足一个柜 |
5.2 指定货 (Nominated Cargo) 操作差异
| 差异点 | 操作要点 |
|---|---|
| 订舱权 | 由国外指定代理或收货人订舱 |
| 运价 | 运费一般到付，本地费向发货人收取 |
| 操作角色 | 我司作为起运港操作代理 |
| 利润模式 | 仅收取操作服务费，不赚运费差价 |
5.3 跨境电商物流操作
与传统B2B海运的主要差异：
| 差异点 | 传统B2B | 跨境电商 |
|---|---|---|
| 货物量 | 大票/整柜 | 小票/散货/拼箱 |
| 清关方式 | 一般贸易 | 9610/9710/9810跨境电商模式 |
| 税务 | 出口退税 | 无退税/核定征收 |
| 时效要求 | 标准 | 较高（消费者等待） |
| 末端配送 | 一般不负责 | 需要末端派送到消费者 |
六、异常处理流程
6.1 甩柜处理
详见 货代操作岗位概述 的异常处理章节。
6.2 改船处理
原船甩柜/客户要求延迟出运
│
▼
Step 1: 确认新船期
├── 联系原船公司申请下一水优先
├── 同时询价其他船公司替代方案
└── 对比时效和费用差异
Step 2: 与客户沟通
├── 说明原因和可选方案
├── 对比各方案时效和费用
└── 获取客户书面确认
Step 3: 执行改船
├── 如需新订舱：重新订舱获取新订舱号
├── 原订舱号转船：联系原船公司安排
├── 确认集装箱是否需要移场
└── 获取新SO，通知客户/拖车行
Step 4: 记录与跟进
├── 记录改船原因和费用
└── 如果是船公司原因甩柜，索要相关支持标签： #海运出口 #SOP #标准操作流程 #出口流程 #操作手册
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更新日期： 2026-05-31