货代知识库

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海运订舱流程与交接详解 ​

文档信息 ​

项目内容
版本V1.0
日期2026-05-31
维护要求季度更新

一、海运订舱体系概述 ​

1.1 海运订舱的层级关系 ​

船公司（承运人）
    ↓ 签发主单(Master B/L)
总代理（船公司代理）
    ↓ 签发分单(House B/L)或协作
一级货代（订舱口）
    ↓ 接受订舱
二级货代/直接客户
    ↓ 接受订舱
最终客户（货主/外贸企业）

1.2 订舱口的类型 ​

订舱口类型说明面向客户
船公司直营订舱口船公司直销部门大客户、直客
总代理订舱口船公司指定代理一级货代
一级货代订舱口具有订舱权的货代二级货代、直客
二级货代订舱口无船承运人直客、同行

二、船公司到总代理的舱位下达 ​

2.1 船公司发布船期 ​

船期表(Schedule)包含信息：

信息项说明
船名航次船舶名称和唯一航次号
装运港起运港口
卸货港目的港口
ETA/ETD预计到港/开航时间
截关日期最后装船日期
截单日期补料/改配截止日期
截VGM日期集装箱重量验证截止日期
运价基准运价和附加费

2.2 舱位分配流程 ​

船公司→总代理的舱位下达：

1. 船公司制定年度/月度运力计划
   ↓
2. 根据历史数据和市场需求分配航线舱位
   ↓
3. 向总代理下达配额(Allocation)
   ↓
4. 总代理确认接受配额
   ↓
5. 分配子配额给下属代理或大客户

2.3 运价发布机制 ​

运价类型：

运价类型说明更新频率
协议运价与大客户签订的长约运价年度/季度
促销运价短期特价运价周/日更新
市场运价随行就市的即时运价每日变化
附加费燃油附加费、港口拥挤费等不定期

三、总代理到一级货代的订舱 ​

3.1 订舱方式 ​

主要订舱渠道：

订舱方式说明适用场景
EDI电子订舱通过系统自动传输订舱数据大批量、常规货
邮件订舱发送订舱委托邮件中小客户
门户网站订舱船公司/代理网站在线订舱便捷操作
电话/微信订舱口头确认+书面确认紧急情况

3.2 订舱信息要素 ​

订舱时需提供的信息：

信息类别具体内容
托运人信息名称、地址、联系人、电话
收货人信息名称、地址、联系人、电话
通知人信息名称、地址、联系人、电话
船名航次船名(MV.) + 航次(Voy.No)
起运港/目的港港口代码或全称
货物信息品名、件数、毛重、体积
集装箱信息箱型(20GP/40GP/40HQ)、数量
运输条款预付(PP)/到付(CC)
特殊要求危品、冷箱、特种箱

3.3 订舱确认流程 ​

订舱确认的标准流程：

1. 货代向船公司/代理提交订舱申请(S/O)
   ↓
2. 船公司审核舱位可用性
   ↓
3. 确认订舱，发放订舱确认书(S/C - Shipping Confirmation)
   ↓
4. 货代确认订舱信息
   ↓
5. 船公司发放放柜通知(Booking Confirmation)
   ↓
6. 货代安排提箱/送货

四、一级货代到客户的订舱下发 ​

4.1 分单(House B/L)订舱 ​

货代签发分单的条件：

  • 货代具有无船承运人资格(NVOCC)
  • 与客户签订货运代理协议
  • 客户货物满足最低起运量要求

4.2 订舱下发信息传递 ​

货代向客户传递的信息：

传递内容形式说明
订舱确认书正本/电子确认舱位已订
进仓通知邮件/SMS通知送货时间和仓库地址
进仓编号邮件/SMS仓库识别码
截关时间邮件/SMS最后送仓时间
提单确认件邮件草稿提单供确认
费用确认邮件海运费和附加费确认

4.3 提单类型与交接方式 ​

提单主要类型：

提单类型说明交接方式
正本提单(Original B/L)物权凭证，可流通快递寄送，收回后放货
电放提单(Telex Release)电子放货通知扫描件/邮件确认
海运单(Sea Waybill)不可转让，非物权凭证扫描件直接发送
目的港放单目的港代理直接放货无需正本

电放操作流程：

1. 发货人申请电放(提供电放保函)
   ↓
2. 货代向船公司申请电放
   ↓
3. 船公司通知目的港代理
   ↓
4. 目的港代理凭电放保函副本放货
   ↓
5. 收货人无需凭正本提单提货

五、集装箱交接流程 ​

5.1 整箱(FCL)交接流程 ​

设备交接单(EIR)流程：

1. 货代/客户到船公司或代理处领取EIR
   ↓
2. 拖车司机凭EIR到堆场提箱
   ↓
3. 堆场操作人员检查箱体状况
   ↓
4. 双方签字确认提箱
   ↓
5. 司机拉箱到工厂/仓库装货
   ↓
6. 装货后送回港口堆场
   ↓
7. 堆场检查并收取集装箱
   ↓
8. 换取回程EIR

EIR主要信息：

信息项说明
设备号集装箱箱号(箱主代码+序号+校验码)
箱型20GP/40GP/40HQ/45HQ等
提箱地点/还箱地点堆场地址
提取时间/返还时间预计使用时间
箱体状况提箱时检查记录

5.2 拼箱(LCL)交接流程 ​

拼箱操作流程：

1. 多个货主的货物分别送到货代仓库
   ↓
2. 货代仓库接收并登记各票货物
   ↓
3. 整理和分类同一目的港的货物
   ↓
4. 统计总体积和重量
   ↓
5. 向船公司订整箱舱位
   ↓
6. 将LCL货物装入同一集装箱
   ↓
7. 制作拼箱清单(Cargo Manifest)
   ↓
8. 集装箱进港报关装船
   ↓
9. 目的港拆箱分拨
   ↓
10.通知各收货人提货

5.3 交接单据清单 ​

单据类型使用场景交付方接收方
订舱确认书(S/C)确认舱位船公司/代理货代
设备交接单(EIR)提箱/还箱船公司/堆场拖车司机
装箱单(Packing List)货物清单货代/工厂仓库/船公司
运抵报告(ARR)货物运抵港口码头海关
预配舱单(Manifest)海关舱单船公司海关

六、货代与客户之间的文件交接 ​

6.1 出口文件流 ​

货代→客户的文件流：

1. 订舱确认书
   ↓
2. 进仓通知
   ↓
3. 提单确认件(B/L Draft)
   ↓
4. 提单正本/电放件(B/L Copy)
   ↓
5. 装船通知(Shipping Advice)
   ↓
6. 运费发票(Invoice)

6.2 客户→货代的文件流 ​

客户→货代的文件流：

1. 订舱委托书(Booking Form)
   ↓
2. 报关委托书(如有)
   ↓
3. 商业发票(Commercial Invoice)
   ↓
4. 装箱单(Packing List)
   ↓
5. 合同(Contract)
   ↓
6. 提单确认件(B/L Confirmation)
   ↓
7. 其他证件(许可证/熏蒸证等)

6.3 文件交接注意事项 ​

注意事项说明
提单信息一致性提单信息必须与发票装箱单一致
截单时间必须在截单时间前完成提单确认
电放保函电放必须提供正本电放保函
正本提单管理正本提单必须安全保管和传递

七、舱位确认与跟踪 ​

7.1 订舱状态追踪 ​

订舱状态分类：

状态说明货代动作
已确认(Confirmed)舱位已确认安排后续工作
等待确认(Pending)等待舱位确认跟进确认
已放行(Released)集装箱已放行安排提箱
装船(Loaded)已装船发送装船通知
已截关(Cut-off)已截关不能更改确认最终信息

7.2 异常处理 ​

常见订舱异常及处理：

异常情况原因处理方式
甩柜舱位超配换船或延班
改港客户需求变化办理改港手续
退关货物问题无法装船办理退关手续
漏装错过装船时间安排下一航次

八、海运全流程文件链 ​

8.1 完整文件流程图 ​

发货人 ←→ 货代 ←→ 船公司 ←→ 目的港代理 ←→ 收货人
  │         │         │          │          │
  │         │         │          │          │
  ├─订舱委托─┼─订舱确认─┼          │          │
  │         │         │          │          │
  ├─发票箱单─┼─预配舱单─┼─舱单信息─┼          │
  │         │         │          │          │
  ├─报关单据─┼─出口报关─┼          │          │
  │         │         │          │          │
  ├─提单确认─┼─签发主单─┼─主单─┼──┼──分单─┤─ │
  │         │         │          │          │
  ├─装船通知─┼─装船通知─┴──────────┼──────────┤
  │         │                    │          │
  └─运费发票─┴────────────────────────────┘

8.2 各环节时间节点 ​

节点时间要求责任方
订舱ETD前7-14天货代/客户
补料ETD前5-7天货代
提单确认ETD前3-5天货代/客户
截关ETD前1-2天货代
装船ETD当天码头
出发通报开航后24小时内船公司/代理
到港通报到港前3-5天目的港代理

九、维护记录 ​

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