货代操作岗位知识库
📋 货代操作岗位职责与技能体系
一、岗位概述
货代操作是货代公司业务执行的核心中枢,负责订舱、货物跟踪、单证衔接、异常处理等全流程操作,是确保货物安全、准时交付的关键环节。操作岗位的专业水平直接决定公司的服务质量和客户满意度。
1.1 岗位定位
- 战略定位:业务执行保障者、全流程风险控制者
- 核心价值:操作准确率、交付准时率、异常解决效率
- 协作关系:上游对接销售/客服接收订单,下游协调单证/调度/财务,外部对接船公司/航空公司/报关行/拖车行/码头/仓库
1.2 岗位分类
| 岗位类型 | 主要职责 | 适合人群 |
|---|---|---|
| 海运出口操作 | 海运出口订舱、拖车、报关、装船全流程 | 细心、抗压、熟悉海运 |
| 海运进口操作 | 海运进口换单、清关、送货全流程 | 细心、熟悉进口流程 |
| 空运出口操作 | 空运出口订舱、入仓、报关、起飞全流程 | 反应快、熟悉空运 |
| 空运进口操作 | 空运进口换单、清关、提货全流程 | 细心、时效敏感 |
| 铁路操作 | 中欧班列/中亚班列操作 | 熟悉铁路运输规则 |
| 多式联运操作 | 海铁/海空/陆海联运等组合运输 | 综合能力强、逻辑清晰 |
| 特种柜操作 | 危险品/冷冻柜/框架箱/开顶柜等 | 经验丰富、专业度高 |
| 项目物流操作 | 大型工程项目、工厂搬迁等 | 综合能力强、项目管理能力 |
二、核心技能要求
2.1 海运出口操作技能
2.1.1 接单审核
收到订单后,操作需要第一时间审核以下信息:
| 审核项 | 审核内容 | 异常处理 |
|---|---|---|
| 货物信息 | 品名、HS编码、件毛体 | 信息不完整及时反馈销售/客服 |
| 起运港/目的港 | 港口名称、码头 | 确认码头是否可操作 |
| 贸易术语 | FOB/CIF/CFR等 | 确认费用承担方 |
| 集装箱类型 | 20GP/40GP/40HQ/45HQ | 确认箱型是否匹配货物 |
| 出运时间 | 预计出货日期 | 评估船期可行性 |
| 特殊要求 | 危险品/冷链/超限等 | 提前评估操作可行性 |
2.1.2 订舱操作流程
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 海运出口订舱操作流程 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Step 1: 船期查询与选择
├── 根据目的港查询可用船期
├── 对比船公司:MSK/MSC/CMA/COSCO/ONE/HPL/EMC等
├── 考虑因素:价格、船期、航程、中转港、历史准班率
└── 与客户/销售确认船期选择
Step 2: 订舱申请
├── 在操作系统录入订舱信息(或通过船公司订舱平台)
├── 提交货物信息:品名、件数、毛重、体积、箱型箱量
├── 确认运价:海运费 + 附加费(BAF/CAF/THC/EBS等)
└── 获取订舱号(Booking No.)和船名航次
Step 3: 放舱确认
├── 跟踪船公司放舱状态
├── 核对Shipping Order信息
├── 确认截关/截单/截港时间
└── SO信息记录并分发
Step 4: 拖车/报关/仓储安排
├── 通知调度安排拖车提柜
├── 通知报关行准备报关资料
├── 如需仓储,安排入仓时间
└── 协调各环节时间衔接
Step 5: 装船跟踪
├── 确认集装箱已进场
├── 确认报关已放行
├── 确认集装箱已装船
├── 获取船公司装船确认
└── 更新系统状态
Step 6: 提单确认
├── 确认提单草稿信息
├── 核对发货人/收货人/通知人
├── 核对货物描述和唛头
├── 确认运费条款
└── 提交提单确认给船公司
Step 7: 开航后工作
├── 确认船已开航
├── 发送装船通知给客户
├── 安排寄送正本提单或电放
├── 发送费用确认单
└── 归档订单文件2.1.3 订舱注意事项
| 注意事项 | 说明 | 风险后果 |
|---|---|---|
| 截关时间 | 必须在此时间前完成报关放行 | 错过截关将无法装船,产生改船费 |
| 截单时间 | 必须在此时间前提交补料 | 错过截单将无法及时出提单 |
| 截港时间 | 重柜必须在此时间前进港 | 错过截港需等下一水船 |
| VGM申报 | 装船前必须申报集装箱总重 | 未申报SOLAS-VGM无法装船 |
| 船名航次 | 订舱时确认正确船名航次 | 订错船期导致延误 |
2.2 海运进口操作技能
2.2.1 进口换单流程
收到到货通知
│
▼
Step 1: 核对提单信息
├── 确认收货人信息
├── 确认货物信息
├── 确认费用条款(预付/到付)
└── 确认是否需要正本提单
Step 2: 换单
├── 正本提单:凭正本去船公司换提货单
├── 电放提单:凭电放保函换提货单
├── Sea Waybill:凭身份证明换提货单
└── 获取提货单(Delivery Order)
Step 3: 报关报检
├── 准备报关资料(发票、箱单、合同等)
├── 委托报关行报关
├── 跟踪报关进度
└── 处理查验(如触发)
Step 4: 安排提货
├── 确认报关已放行
├── 通知调度安排拖车
├── 确认送货地址和时间
└── 跟踪送货完成
Step 5: 费用结算
├── 确认目的港费用(换单费、THC、堆存费等)
├── 生成费用确认单
└── 通知客户付款后放货2.2.2 进口常见问题
| 问题 | 原因 | 处理方式 |
|---|---|---|
| 到货未通知 | 船公司未及时发到货通知 | 主动查询船公司/码头网站 |
| 堆存费过高 | 长时间未提货 | 提醒客户及时提货、申请减免 |
| 海关查验 | 品名敏感/申报异常 | 配合查验、准备解释资料 |
| 换单困难 | 提单信息不符 | 联系发货人改单或出保函 |
| 超期滞港 | 收货人不提货 | 及时通知发货人,协商处理方案 |
2.3 空运操作技能
2.3.1 空运出口操作流程
接单 → 订舱 → 入仓/打板 → 报关 → 交运 → 起飞 → 到港 → 提货
关键节点说明:
1. 订舱
├── 根据时效和成本选择航空公司
├── 确认航班号和起飞日期
├── 获取AWB号(空运提单号)
└── 确认运价:空运费 + 燃油附加费 + 安全附加费
2. 入仓
├── 通知客户送货入仓或安排提货
├── 确认货物到达仓库
├── 打板/装箱(ULD装载)
└── 称重、测量体积
3. 报关
├── 准备空运报关资料
├── 提交电子申报
└── 跟踪放行状态
4. 交运
├── 确认海关放行
├── 将货物交航空公司
└── 获取交运确认
5. 起飞后
├── 发送起飞通知
├── 上传AWB信息和航班动态
└── 通知目的港代理2.3.2 空运计费规则
体积重量(KG) = 长×宽×高(CM) ÷ 6000
计费重量 = MAX(实际毛重, 体积重量)
泡货判定:
- 体积重量 > 实际重量 → 泡货(按体积计费)
- 实际重量 > 体积重量 → 重货(按重量计费)
分泡:当货物体积重量远超实际重量时,可与航空公司协商分泡比例
例:
实际重量:500KG
体积:300×200×150CM = 9,000,000 ÷ 6000 = 1500KG(体积重)
计费重量 = 1500KG(取大值)2.3.3 空运常见异常
| 异常情况 | 处理方式 |
|---|---|
| 航班取消 | 立即安排最近航班改飞,通知客户 |
| 拉货 | 货物被临时拉下,安排下一班或改为客机腹舱 |
| 标签脱落 | 加强标签粘贴,使用双标签 |
| 海关扣货 | 配合海关查验,提供补充资料 |
| 到港延迟 | 追踪货物状态,通知客户 |
2.4 铁路运输操作技能
2.4.1 中欧班列操作流程
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 中欧班列出口操作流程 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Step 1: 询价与方案
├── 确认起运站点(西安/重庆/成都/郑州/义乌等)
├── 确认目的站点(汉堡/杜伊斯堡/马拉舍维奇/布达佩斯等)
├── 确认路线:中欧方向/中亚方向/中俄方向
├── 确认运输方式:整柜FCL/拼箱LCL
└── 提供时效和价格方案
Step 2: 订舱
├── 向班列平台公司订舱
├── 确认班列号和发车日期
├── 获取运单号
└── 确认运价和费用构成
Step 3: 操作执行
├── 安排拖车提柜/送货到站
├── 确认装箱方案
├── 报关(口岸报关或属地报关)
├── 跟踪班列发车
└── 更新在途状态
Step 4: 到站后处理
├── 确认货物到达目的站
├── 目的站清关
├── 安排末端派送
└── 最终交付确认2.4.2 中欧班列主要线路
| 线路 | 起运站 | 目的站 | 参考时效 | 适用货物 |
|---|---|---|---|---|
| 中欧线 | 西安/重庆/成都 | 汉堡/杜伊斯堡 | 15-18天 | 普货/电商货 |
| 中亚线 | 西安/乌鲁木齐 | 阿拉木图/塔什干 | 8-12天 | 普货/工程物资 |
| 中俄线 | 哈尔滨/满洲里 | 莫斯科 | 10-14天 | 普货/食品 |
| 南向通道 | 重庆/成都 | 河内/新加坡 | 5-8天 | 普货/农产品 |
2.5 多式联运操作技能
2.5.1 常见联运方式
| 联运方式 | 适用场景 | 优势 | 操作要点 |
|---|---|---|---|
| 海铁联运 | 内陆城市出口/进口 | 成本低于公路 | 铁路运力、班列衔接 |
| 海空联运 | 高时效、中高价值货物 | 时效优于纯海运 | 中转港航班衔接 |
| 陆海联运 | 邻国/跨境运输 | 灵活性高 | 跨境口岸通关 |
| 铁空联运 | 极高时效要求 | 速度最优 | 成本高、衔接复杂 |
2.5.2 多式联运操作关键点
| 关键点 | 操作要求 |
|---|---|
| 运输衔接 | 各段运输方式的时间窗口衔接,避免中转等待过长 |
| 单证统一 | 多式联运提单(FBL)贯穿全程 |
| 责任划分 | 明确各段承运人责任和赔偿标准 |
| 海关合规 | 中转地海关监管要求确认 |
| 成本核算 | 各段运费 + 中转费 + 仓储费 + 操作费 |
2.6 特种柜操作技能
2.6.1 危险品操作
| 操作要点 | 具体要求 |
|---|---|
| UN编号 | 确认危险品的联合国编号 |
| 危险品等级 | 确认Class 1-9中的具体分类 |
| 包装类别 | I类(高危险)/II类(中等)/III类(低危险) |
| MSDS | 化学品安全技术说明书,必须最新版本 |
| 危包证 | 危险品包装使用鉴定结果单 |
| 申报 | 危险品申报(向海事局/港口) |
| 船公司审批 | 提前获得船公司危险品订舱批准 |
| 隔离要求 | 不同危险品之间的隔离要求 |
| 温度要求 | 某些危险品需要温控运输 |
2.6.2 冷藏柜操作
| 操作要点 | 具体要求 |
|---|---|
| 温度设定 | 精确设定运输温度(℃/℉) |
| 预冷要求 | 货物装柜前是否需要预冷 |
| 通风设置 | 通风口开度(CBM/H) |
| 湿度要求 | 是否需要湿度控制 |
| 冷柜检查 | 装货前检查冷机运转正常 |
| 温度记录 | 全程温度记录和监控 |
| 插电要求 | 码头/船上插电确认 |
| 证书要求 | 冷处理证书(如需) |
2.6.3 超限柜操作(OOG)
| 柜型 | 适用货物 | 操作要点 |
|---|---|---|
| 框架箱(Flat Rack) | 大型机械设备 | 加固绑扎、重量分布 |
| 开顶箱(Open Top) | 超高货物 | 顶部遮盖、防水措施 |
| 平台箱(Platform) | 超重超长货物 | 吊装方案、码头安排 |
超限货物订舱前必须确认:
- 货物三围尺寸(含包装)
- 单件重量和总重
- 可用吊机/叉车情况
- 船公司是否接受
- 是否有港口操作限制
2.7 异常处理技能
2.7.1 异常分类与处理
| 异常等级 | 定义 | 典型场景 | 响应时限 | 升级路径 |
|---|---|---|---|---|
| 紧急 | 直接影响货物交付/产生重大损失 | 甩柜、海关扣货、货物丢失 | 立即 | 操作主管→部门经理 |
| 重要 | 影响时效但不致完全中断 | 船期延误、报关查验、改单 | 1小时内 | 操作→客服→客户 |
| 一般 | 常规操作中的偏差 | 标签不符、信息缺失、费用差异 | 4小时内 | 内部协调处理 |
2.7.2 常见异常及处理方案
1. 甩柜(Rolled/Offloaded)
原因:船公司超售舱位、船舶临时减载
处理流程:
Step 1: 第一时间确认甩柜信息(船公司通知或自行查询)
Step 2: 立即通知客户/销售,说明情况
Step 3: 联系船公司申请下一水船优先装船
Step 4: 同步询价其他船公司同航线船期作为备选
Step 5: 评估对客户交货期的影响
Step 6: 给出解决方案和预计新船期
Step 7: 确认客户接受方案后执行
Step 8: 记录甩柜原因和处理,用于后续船公司考核2. 海关查验
原因:随机抽查、申报异常、品名敏感、归类不符
处理流程:
Step 1: 确认查验类型(机检/人工查验)
Step 2: 了解查验具体原因
Step 3: 准备查验所需资料(产品说明、成分表、用途说明等)
Step 4: 协调报关行现场配合查验
Step 5: 跟踪查验结果
Step 6: 如查验有问题,及时处理(补税/改单/解释说明)
Step 7: 更新客户查验进度
Step 8: 记录查验情况,总结经验教训3. 船期延误
| 延误原因 | 常见情况 | 处理方式 |
|---|---|---|
| 天气原因 | 台风、大雾封港 | 通知客户、等待恢复 |
| 港口拥堵 | 目的港/中转港拥堵 | 预估延误时长,给客户预期 |
| 船舶故障 | 主机故障、船舶检修 | 确认修船时间,评估是否换船 |
| 罢工 | 港口工人罢工 | 评估影响范围,考虑替代港口 |
4. 货物破损/短少
处理流程:
Step 1: 获取破损/短少证据(照片、视频)
Step 2: 确认破损发生环节
Step 3: 向责任方(船公司/拖车/仓库)提出索赔
Step 4: 收集索赔所需文件:
├── 破损报告(Damage Report)
├── 货值证明(发票/合同)
├── 照片/视频证据
└── 第三方检验报告(如需)
Step 5: 跟踪索赔进度
Step 6: 处理客户赔付2.7.3 异常预防机制
| 预防措施 | 实施方式 |
|---|---|
| 订舱前预判 | 旺季提前订舱、避开拥堵航线 |
| 信息双确认 | 关键信息(船期、截关时间)与船公司二次确认 |
| 提前量预留 | 截关时间前预留24小时缓冲 |
| 异常记录 | 每次异常记录原因和处理方式 |
| 经验分享 | 定期操作例会分享异常案例 |
三、作业流程规范
3.1 操作员日常工作流程
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 操作员日常流程 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
08:30 - 09:00 系统巡检
├── 登录系统,检查待处理事项
├── 查看邮件(船公司通知、客户邮件)
├── 检查今日截关/截单/截港的订单
└── 核对昨日下班前未完成事项
09:00 - 10:00 紧急处理
├── 处理夜间发生的异常(甩柜/查验/延误等)
├── 回复紧急邮件和消息
└── 处理当日截单订单的提单确认
10:00 - 11:30 常规操作
├── 处理新订单:接单审核、订舱申请
├── 跟踪进行中订单:
│ ├── 确认拖车提柜进度
│ ├── 确认报关进度
│ ├── 确认是否已装船
│ └── 更新系统状态
└── 协调异常情况
11:30 - 12:30 午休(弹性安排)
12:30 - 14:00 信息处理
├── 处理船公司来函(船期变更通知、费率调整等)
├── 发布SO、提供补料
├── 回复客户日常查询
14:00 - 16:00 核心操作
├── 提单确认和修改
├── 发送装船通知
├── 安排寄单/电放
├── 进口换单安排
16:00 - 17:30 日清日结
├── 确认今日所有截关订单已处理
├── 确认已装船订单状态更新
├── 发送费用确认单
├── 整理明日重要事项
└── 填写工作日志3.2 订单全生命周期操作
订单创建 ──▶ 订舱 ──▶ 拖车/送货 ──▶ 报关 ──▶ 装船/起飞 ──▶ 出单 ──▶ 寄单/电放 ──▶ 到港清关 ──▶ 提货/送货 ──▶ 对账结算 ──▶ 订单关闭
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
审核 放舱确认 确认到厂 报关放行 确认装载 确认提单 正本/电放 到港通知 送货完成 费用确认 归档完成3.3 关键时间节点管理
| 节点 | 出口作业 | 进口作业 |
|---|---|---|
| T-7天 | 接单审核 | - |
| T-5天 | 订舱确认 | - |
| T-3天 | 安排拖车/送货 | 收到到货预告 |
| T-2天 | 截关/截单 | 准备换单资料 |
| T-1天 | 截港、装船确认 | 关注到港动态 |
| T日 | 开航/起飞日 | 到港日 |
| T+1天 | 发送装船通知、确认提单 | 换单、安排报关 |
| T+2~3天 | 寄单/电放 | 清关、提货 |
| T+7天 | 发送费用确认单 | 费用结算 |
| T+30天 | 对账归档 | 对账归档 |
四、绩效考核指标
4.1 操作质量指标
| 指标名称 | 计算方式 | 目标值 | 权重 |
|---|---|---|---|
| 操作准确率 | 无差错订单/总订单 | >99% | 30% |
| 准时交付率 | 按承诺时效交付/总订单 | >98% | 25% |
| 改单率 | 需修改提单的订单/总订单 | ❤️% | 15% |
| 甩柜率 | 被甩柜订单/总订舱订单 | <2% | 10% |
| 客户投诉率 | 投诉次数/总订单 | <1% | 10% |
| 单证及时率 | 按时完成提单/装船通知 | >98% | 10% |
4.2 操作效率指标
| 指标名称 | 计算方式 | 目标值 | 权重 |
|---|---|---|---|
| 人均操作票数 | 月操作订单/操作人数 | >100票/月 | 25% |
| 订舱响应时间 | 接单到订舱完成 | <4小时 | 25% |
| 异常处理时效 | 异常发现到通知客户 | <30分钟 | 25% |
| 邮件响应时间 | 邮件收到到回复 | <2小时 | 25% |
4.3 成本控制指标
| 指标名称 | 计算方式 | 目标值 |
|---|---|---|
| 拖车成本偏差 | 实际拖车费/预算 | ±5%以内 |
| 仓储成本控制 | 实际仓储天数/免费仓储期 | <免费期 |
| 异常成本率 | 异常产生的额外费用/总收入 | <1% |
| 供应商价格优势 | 比市场均价低的比例 | >5% |
五、职业发展路径
初级操作 (0-1年)
│ 掌握单一运输方式基本操作
│ 能独立处理常规订单
▼
中级操作 (1-3年)
│ 精通2-3种运输方式
│ 能独立处理异常情况
│ 了解上下游环节
│
├──▶ 特种柜操作(危险品/冷链/超限)
│
▼
高级操作 (3-5年)
│ 精通全运输方式操作
│ 能处理复杂异常和重大客户
│ 具备培训指导能力
│
├──▶ 操作主管(团队管理)
│
▼
操作经理 (5年+)
│
├──▶ 运营经理(部门管理)
│
├──▶ 航线经理(专注于特定航线/产品)
│
└──▶ 运营总监(全面运营管理)六、常用工具与平台
6.1 船公司订舱平台
| 平台 | 所属船公司 | 特点 |
|---|---|---|
| Maersk.com | 马士基 | 全球最大,系统完善 |
| myMSC | 地中海航运 | 操作简便 |
| CMA CGM eBusiness | 达飞 | 功能齐全 |
| COSCO Shipping Lines | 中远海运 | 中文界面友好 |
| ONE E-Commerce | 海洋网联 | 界面现代化 |
| Hapag-Lloyd Online | 赫伯罗特 | 查询功能强大 |
6.2 常用查询工具
| 工具 | 用途 | 说明 |
|---|---|---|
| 船讯网 | 船舶实时位置追踪 | 船位、航速、预计到港时间 |
| 维运网 | 船期查询 | 中国主要港口船期表 |
| 锦程物流网 | 运价查询 | 海运、空运费率参考 |
| 海关总署网站 | HS编码查询、政策查询 | 官方权威来源 |
| 港口EDI系统 | 集装箱状态查询 | 码头数据实时对接 |
| Google Earth | 港口/仓库位置确认 | 地理信息辅助 |
6.3 模板清单
| 模板类型 | 用途 |
|---|---|
| 装船通知模板 | 开航后发送给客户的标准通知 |
| 费用确认单模板 | 费用明细确认 |
| 异常情况报告模板 | 标准化的异常记录和报告 |
| 操作检查清单 | 每日/每周操作任务checklist |
| 供应商评估表 | 拖车行/报关行绩效评估 |
七、常见问题与解决
Q1: 客户提供的货物信息与实际情况不符怎么办?
解决思路:
- 第一时间通知客户,说明信息差异
- 评估差异对操作的影响(是否需要改舱/改申报/余柜处理)
- 确认是申报错误还是实际变化
- 若影响较大(如品名变更触发海关敏感词),需重新评估操作可行性
- 记录差异情况,提醒销售后续注意
Q2: 拖车没按时到达工厂/仓库怎么办?
解决思路:
- 立即联系调度/拖车行确认延误原因
- 评估是否影响截关/截港时间
- 如影响较大,考虑调配其他车队或申请延迟截关
- 通知客户/工厂新的预计到达时间
- 必要时安排夜间加班作业
Q3: 船公司突然通知改船期怎么办?
解决思路:
- 确认改船期的具体原因和影响
- 评估对客户交货期的影响程度
- 如影响较大,询价其他船公司同航线船期
- 给客户提供两个方案:接受新船期 或 换船(可能产生费用)
- 说明原因和方案后让客户决策
- 记录船公司改船期情况,纳入供应商评估
Q4: 提单需要修改但船已开航怎么办?
解决思路:
- 确认修改内容(收发通信息/货物描述/运费条款)
- 向船公司申请改单(会产生改单费)
- 说明修改原因(客户原因/操作失误)
- 加快处理,避免影响目的港清关
- 如是操作失误,确认责任归属
- 确认改单费用承担方
Q5: 海关查验迟迟没有结果怎么办?
解决思路:
- 联系报关行了解查验停滞原因
- 确认是否需要补充资料或解释
- 如需现场配合,安排人员去查验现场
- 每日跟进直至查验完成
- 记录查验情况,分析原因
Q6: 货物在目的港产生高额堆存费怎么办?
解决思路:
- 确认堆存费产生原因(清关慢/收货人不提/单证问题)
- 如是客观原因,尝试向码头/船公司申请减免
- 如是收货人原因,及时催促提货并明确费用承担
- 采取措施减少后续堆存(如加急清关)
八、操作员自我修养
8.1 必备工作习惯
| 习惯 | 说明 |
|---|---|
| 及时响应 | 邮件/消息30分钟内回复,紧急情况立即处理 |
| 双重确认 | 关键信息(船期、截关时间、箱型箱量)与船公司二次确认 |
| 主动沟通 | 发现异常主动通知,不等到客户来问 |
| 记录留痕 | 重要沟通和决策保留书面记录(邮件/系统备注) |
| 提前预判 | 旺季提前订舱、易查验品名提前准备资料 |
| 善用工具 | 熟练使用订舱平台、查询工具、办公软件 |
8.2 常见错误预防
| 常见错误 | 预防措施 |
|---|---|
| 订错船期 | 订舱前检查船期表、订舱后核对确认单 |
| 箱型选错 | 与客户/销售确认货物体积和装箱要求 |
| 截关时间记错 | 系统设置提醒、多平台交叉确认 |
| 提单信息错误 | 补料前与客户逐项核对、提交前二次检查 |
| 漏发装船通知 | 开航当日必须全部发送完毕 |
| 漏寄提单 | 建立提单寄送跟踪表 |
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更新日期: 2026-05-31