第一票货运操作指南
文档信息
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 版本 | V1.0 |
| 日期 | 2026-05-31 |
| 目标读者 | 货代新人、销售新人 |
| 维护要求 | 季度更新 |
一、新人上岗前准备
1.1 必备知识清单
| 序号 | 知识领域 | 掌握程度 | 学习资源 |
|---|---|---|---|
| 1 | 货代基础概念 | 熟练掌握 | 货代概念与定义 |
| 2 | 国际贸易术语 | 熟练掌握FOB/CIF/EXW/DDP | FOB/CIF/DDP术语详解 |
| 3 | 海运/空运流程 | 了解基本流程 | 海运出口SOP |
| 4 | 常用术语 | 熟记50个以上 | 行业黑话200条 |
| 5 | 单证基础 | 了解提单/运单 | 单证知识详解 |
1.2 常用工具准备
| 工具类型 | 推荐准备 |
|---|---|
| 通讯工具 | 企业邮箱、微信、WhatsApp |
| 查询网站 | 船公司网站、港口网站、海关网站 |
| 办公软件 | Excel（用于运价核算）、Word（制单） |
| 公司系统 | 订单管理系统、报价系统 |
1.3 第一周任务
| 天数 | 学习任务 |
|---|---|
| Day 1-2 | 了解公司业务范围、主要航线、优势服务 |
| Day 3 | 熟悉公司操作系统、客户管理系统 |
| Day 4 | 背诵常用行业术语（20个/天） |
| Day 5 | 跟老员工旁听一通完整电话 |
| Week 2 | 开始接触简单订单 |
二、接到第一票订单
2.1 订单信息收集清单
| 信息项 | 重要性 | 示例 |
|---|---|---|
| 发货人名称 | 必须 | ABC公司 |
| 收货人名称 | 必须 | XYZ Inc. |
| 起运港 | 必须 | Shanghai |
| 目的港 | 必须 | Los Angeles |
| 柜型/件数 | 必须 | 1x20GP / 100CTNS |
| 货名/品名 | 必须 | 电子产品 |
| 毛重/体积 | 必须 | 5000KGS / 10CBM |
| 货值 | 必须 | USD 50,000 |
| 运输方式 | 必须 | 海运/空运 |
| 期望船期 | 必须 | 5月中旬 |
| 付款方式 | 必须 | T/T 30%预付 |
| 贸易术语 | 必须 | FOB/CIF |
2.2 客户询价单模板
╔═══════════════════════════════════════════════════════════╗
║ 客户询价单 ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════════╣
║ 发货人：________________ 收货人：________________ ║
║ 起运港：________________ 目的港：________________ ║
║ 运输方式：□海运整柜 □海运拼箱 □空运 □快递 ║
║ 柜型/件数：____________ 货名：____________ ║
║ 毛重：___________ 体积：____________ 货值：___________ ║
║ 期望船期：____________ 贸易术语：____________ ║
║ 付款方式：____________ 其他要求：____________ ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════╝三、海运整柜出口流程（新人必学）
3.1 完整操作流程图
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 海运整柜出口操作流程 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 1. 询价报价 ──────────────────────────────────────────┐ │
│ 2. 接受委托 ──────────────────────────────────────────┤ │
│ 3. 订舱 ─────────────────────────────────────────────┤ │
│ 4. 拖车报关 ──────────────────────────────────────────┤ │
│ 5. 装柜出货 ──────────────────────────────────────────┤ │
│ 6. 核对提单 ──────────────────────────────────────────┤ │
│ 7. 开船后操作 ────────────────────────────────────────┤ │
│ 8. 追踪货物 ──────────────────────────────────────────┤ │
│ 9. 到港通知 ──────────────────────────────────────────┤ │
│ 10. 结算收款 ─────────────────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘3.2 各步骤详解
Step 1: 询价报价
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 收到询价 | 了解完整信息 | 不完整信息不报价 |
| 核实运价 | 向船公司/庄家核实 | 确认价格有效期 |
| 报价 | 向客户报价 | 注明有效期 |
| 跟进 | 确认客户接受 | 及时跟进 |
Step 2: 接受委托
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 确认订舱 | 客户书面确认 | 口头不算 |
| 确认信息 | 核对品名/件数/柜型 | 避免差错 |
| 创建订单 | 在系统录入订单 | 保存好原始邮件 |
Step 3: 订舱
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 提交订舱 | 向船公司/庄家提交 | 提供完整数据 |
| 获取SO | 获得订舱确认书/SO | 核对SO上的信息 |
| 跟踪确认 | 跟踪舱位确认 | 及时通知客户 |
Step 4: 拖车报关
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 安排拖车 | 联系车队提柜 | 提前2天通知 |
| 装货地址 | 提供给车队 | 确认详细地址 |
| 报关 | 准备报关资料 | 发票/装箱单/合同 |
| 跟踪状态 | 跟踪拖车动态 | 确保按时装柜 |
Step 5: 装柜出货
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 监装 | 如需要，到场监装 | 拍照留证 |
| 封条 | 装完封条 | 记录封条号 |
| 还柜 | 按时还码头 | 赶截关时间 |
Step 6: 核对提单
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 草单确认 | 核对提单草单 | 仔细核对所有信息 |
| 改单 | 如有错误及时改 | 改单有费用 |
| 正本 | 确认正本提单出具 | 电放/正本 |
Step 7: 开船后操作
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 获取单据 | 取得提单正本 | 妥善保管 |
| 发送COPY | 发提单COPY给客户 | 便于客户清关 |
| 更新系统 | 订单状态更新 | 完整记录 |
Step 8: 追踪货物
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 船期追踪 | 跟踪ETA | 使用船公司网站 |
| 异常跟踪 | 如有延误及时通知 | 主动通知客户 |
Step 9: 到港通知
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 到港通知 | 通知收货人 | 提前通知 |
| 清关提醒 | 提醒清关文件 | 提供帮助 |
Step 10: 结算收款
| 要点 | 操作 | 新人注意 |
|---|---|---|
| 核对费用 | 核对账单 | 避免错误 |
| 开票 | 开具发票 | 及时开票 |
| 收款 | 跟进收款 | 按账期收款 |
四、新人常见错误与避坑
4.1 订单接收阶段
| 错误类型 | 后果 | 正确做法 |
|---|---|---|
| 信息不完整就报价 | 报价错误 | 先收集完整信息 |
| 未确认舱位就接单 | 无法出运 | 先确认舱位 |
| 未确认价格有效期 | 报价过期 | 注明有效期 |
| 口头接受委托 | 客户否认 | 书面确认 |
4.2 操作执行阶段
| 错误类型 | 后果 | 正确做法 |
|---|---|---|
| 截关前才订舱 | 赶不上船 | 提前订舱 |
| 提单信息写错 | 改单费用高 | 仔细核对 |
| 不知道截关时间 | 延误出运 | 提前确认 |
| 封条号记错 | 清关问题 | 仔细记录核对 |
4.3 单证处理阶段
| 错误类型 | 后果 | 正确做法 |
|---|---|---|
| 提单收货人写错 | 无法提货 | 核对收货人信息 |
| 货名与发票不符 | 清关延误 | 保持一致 |
| 漏写重要批注 | 客户投诉 | 仔细核对 |
| 正本提单丢失 | 风险极大 | 妥善保管 |
五、第一票订单检查清单
5.1 订舱前检查
- [ ] 客户书面确认委托
- [ ] 起运港/目的港正确
- [ ] 柜型/件数正确
- [ ] 货名/品名正确
- [ ] 船公司有舱位
- [ ] 价格已确认
5.2 截关前检查
- [ ] 拖车已安排
- [ ] 报关资料齐全
- [ ] 货物已装柜
- [ ] 封条号已记录
- [ ] 柜子已还码头
- [ ] 截关时间确认
5.3 开船前检查
- [ ] 提单草单已核对
- [ ] 提单信息正确
- [ ] 补料已提交
- [ ] VGM已提交
- [ ] 截补料时间确认
5.4 开船后检查
- [ ] 正本提单已取得
- [ ] 提单COPY已发客户
- [ ] 订单状态已更新
- [ ] 运费确认
- [ ] 发票已开具
六、新人成长建议
6.1 第一个月目标
| 周次 | 学习目标 |
|---|---|
| 第1周 | 了解公司系统，熟记常用术语 |
| 第2周 | 跟单学习，观察老员工操作 |
| 第3周 | 辅助老员工处理简单订单 |
| 第4周 | 尝试独立处理一票订单 |
6.2 常用联系方式
| 类型 | 联系方式 |
|---|---|
| 船公司客服 | 保存各船公司客服电话 |
| 报关行 | 合作报关行联系方式 |
| 车队 | 拖车车队联系方式 |
| 仓库 | 仓库联系方式 |
6.3 必记时间节点
| 类型 | 时间要求 |
|---|---|
| 订舱 | 开船前7-10天 |
| 拖车 | 开船前2-3天 |
| 报关 | 开船前1-2天 |
| 截关 | 开船前1-2天 |
| 截补料 | 开船前3-5天 |
| 截VGM | 开船前1-2天 |
| 提单确认 | 开船前3天 |
七、常见问题FAQ
Q1: 客户说"帮我走一票货"，我应该问什么？
答：按照订单信息收集清单询问，确保获得所有必要信息后再操作。
Q2: 客户要的船没舱位怎么办？
答：
- 尝试同一船公司的其他航线
- 尝试其他船公司
- 建议客户调整船期
- 建议客户走拼箱
Q3: 截关了才发现提单信息错误怎么办？
答：
- 立即联系船公司/庄家
- 确认是否能改单
- 了解改单费用和时间
- 及时通知客户
- 避免下次再犯
Q4: 客户不提货怎么办？
答：
- 及时通知发货人
- 了解不提货原因
- 协助解决问题
- 告知目的港费用
- 如长期不提，考虑退运
八、知识框架
第一票货运操作指南
├── 一、新人上岗前准备
│ ├── 必备知识清单
│ ├── 常用工具准备
│ └── 第一周任务
├── 二、接到第一票订单
│ ├── 订单信息收集清单
│ └── 客户询价单模板
├── 三、海运整柜出口流程
│ ├── 完整操作流程图
│ └── 各步骤详解
├── 四、新人常见错误与避坑
│ ├── 订单接收阶段
│ ├── 操作执行阶段
│ └── 单证处理阶段
├── 五、第一票订单检查清单
│ ├── 订舱前检查
│ ├── 截关前检查
│ ├── 开船前检查
│ └── 开船后检查
├── 六、新人成长建议
│ ├── 第一个月目标
│ ├── 常用联系方式
│ └── 必记时间节点
└── 七、常见问题FAQ